Согласно российскому законодательству в области архивного дела, документы предприятий хранятся на протяжении от 1-10 лет (первичные бухгалтерские документы) до 75 лет (отдельные виды кадровых документов). Также в организациях присутствуют документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего срока ее существования. Архивация и уничтожение документов производятся в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела. Несоблюдение правил в ряде случаев приводит к административным, гражданско-правовым или уголовным мерам наказания.

Этапы архивации документов

Аудит документов

Бесплатная услуга по анализу состояния документов в организации, оценка объема документации, выявление потребностей Заказчика с целью повышения эффективности работы

Экспертиза ценности документов

Все начинается с анализа (экспертизы ценности) документов. Услуга включает оценку содержания документов и их особенностей, а также изучение номенклатуры дел организации при ее наличии. Документы с истекшим сроком хранения, копии, дублирующие экземпляры, и черновики подлежат изъятию и уничтожению, а оригиналы оформляются для дальнейшего хранения. По результатам экспертизы составляется акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению.

Архивная обработка документов

Услуга направлена на повышение эффективности работы с документами. Включает в себя: систематизацию документов постоянного и временного срока хранения, а так же документов по личному составу, подготовку документов к переплету и сдаче на хранение, составление и внедрение номенклатуры дел, автоматизацию процессов учета и перемещения документов, создание «эффективного» архива в организации.

Хранение документов

Наша компания имеет большой опыт в передаче документов на государственное хранение, что позволяет быстро, качественно осуществить передачу документов на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Требования к архивной обработке документов

  • Согласованность действий с действующей нормативно-законодательной базой.
  • Фиксация итогов работы на бумаге в форме описей и актов.
  • Наличие ответственного лица соответствующей квалификации, контролирующего процесс (это может быть как сотрудник компании, так и приглашенный специалист — архивариус).

Приглашение сторонних экспертов по архивированию документов, как правило, оказывается более выгодным. Стоимость услуги будет меньше затрат на содержание сотрудников в штате. В этом случае не нужно тратить время на длительную «бумажную» работу. Кроме того, профессиональная услуга по обработке архива защищает от риска ошибок из-за низкой квалификации архивариуса.